Gửi email marketing hiệu quả

+ Tên người gửi email: Bạn nên để là tên riêng của người gửi hoặc tên của tổ chức bạn (nếu tổ chức bạn có uy tín và cũng có chút danh tiếng). Không nên đặt tên tùy tiện hoặc những ký tự vô nghĩa.

+ Tiêu đề của Email: Tiêu đề Email là yếu tố mấu chốt để khách hàng mở Email của bạn ra,  chỉ cần khách hàng mở Email của bạn ra đồng nghĩa với việc bạn đã thành công tới 50% (thay vì cho vào mục spam hoặc xóa). Tiêu đề cần phải thỏa mãn những yếu tố sau đây:

Tiêu đề của Email phải mang tính nóng, giật gân hoặc đánh trúng vào tâm lý người dùng, kích thích tính tò mò của khách hàng. Dùng những ký tự viết hoa ở những từ hoặc cụm từ cần nhấn mạnh

Tiêu đề phải dễ nhận biết, dễ đọc, dễ hiểu (điều này rất quan trọng khi có nhiều đối thủ cùng gửi mail tới khách hàng

Tiêu đề nên hướng đến đối tượng, làm sao để khách hàng cảm thấy bức thư này không phải là bức thư quảng cáo hay thư rác mà là bức thư gửi cho mình vậy (Chỉ cần thêm các từ: Gửi anh…Gửi chị; Em xin gửi anh; Em xin gửi chị…); nếu tiêu đề thư có đề tên người gửi thì càng tốt.

Ví dụ:  Em gửi anh A  bảng giá Phần mềm Solid  trong tháng  khuyến mại

Hoặc : Thật tiếc cho ai không mở bức thư này!

Nếu tiêu đề tốt thì dù khách hàng không hề mở bức thư đó cũng khiến khách hàng vô tình ghi nhớ về thương hiệu thể hiện trên tiêu đề.

+ Tiêu đề phần nội dung của Email (có thể không có)

Tiêu đề này thường được viết to hơn bình thường nhằm nhấn mạnh về nội dung tổng quát của đoạn văn muốn thể hiện bên dưới.

+ Nội dung thư của Email (không bao gồm phần ảnh bạn chèn nếu có)

Nội dung phải đảm bảo các yếu tố sau:

• Thứ nhất: Gắn gọn nhưng vẫn đủ truyền tải lượng thông tin của bạn; nội dung quá nhiều chữ hoặc quá dài sẽ khiến khách hàng thoát ra khỏi bức thư của bạn ngay lập tức.
• Thứ hai: Nên sử dụng các thành phần màu sắc trong font chữ (không quá hai màu) nên sử dụng màu đỏ rực hoặc xanh nước biển để in đậm và phóng to những gì bạn muốn nói với khách hàng.
• Thứ ba: Tránh những lỗi chính tả, không lạm dụng chữ in nghiêng, gạch chân và chèn link

+ Link chèn liên kết trong Email:

Nội dung Email chỉ là nội dung sơ lược bạn muốn truyền tải tới khách hàng hãy dẫn link về website chủ của bạn để tăng tính chi tiết và cụ thể cho nội dung bạn muốn truyền tải. Chú ý: Website riêng của công ty hoặc sản phẩm của bạn là yếu tố tiên quyết khi thực hiện email marketing, quảng cáo bằng Email mà khách hàng không thể liên lạc hoặc truy cập vào website của bạn làm giảm khả năng bán hàng vì website là công cụ kiểm chứng những gì mà Email của bạn nói!

+ Hình ảnh trong phần nội dung của Email

Hình ảnh làm tăng nên tính sinh động hoặc là bằng chứng cho những gì bạn viết trong bức thư, hãy để những hình ảnh khiến khách hàng có thể dễ hiểu nhất. Chú ý kích thước và tên của hình ảnh, kích thước quá lớn khiến khách hàng khó lòng tải Email của bạn hoặc hình ảnh quá nhỏ sẽ khó có thể gây chú ý. Số lượng hình ảnh cần phải hạn chế (không quá 5 ảnh) số lượng ảnh nhiều sẽ gây phản tác dụng.

+ File đính kèm Email

Đây là phần cuối cùng, hãy đính kèm báo giá hoặc nội dung mà bạn muốn trình bày; File đính kèm hãy để định dạng mà khách hàng có thể download và đọc dễ dàng. Chú  ý đến tên của File đính kèm nên để phù hợp với nội dung.

Thuyết phục khách hàng khó tính

Mỉm cười

Là cách thể hiện thái độ thân thiện, cởi mở với khách hàng. Một nụ cười tươi tắn sẽ cho thấy thiện chí và lòng nhiệt tình của bạn với khách hàng.

Trong quá trình tiếp cận khách hàng, hãy giải thích và cung cấp cho khách hàng những thông tin họ cần tìm. Hãy cố gắng giữ thái độ niềm nở, vui vẻ để “ghi điểm” trong mắt khách hàng.

Tạo cảm giác thân mật

Hãy tìm cách xóa khoảng cách giữa bạn và khách hàng, thể hiện vai trò bạn là một chuyên gia tâm lý, một người bạn hay một người luôn luôn lắng nghe, luôn luôn thấu hiểu những nỗi niềm của họ.

Để làm được điều này không dễ, bạn phải trang bị cho mình những kiến thức cần thiết, những kỹ năng giao tiếp hoàn hảo và cả những am hiểu về lĩnh vực tâm lý. Những tố chất này sẽ là nền tảng để gây dựng niềm tin từ phía khách hàng với bạn.

Tận dụng lợi thế bản thân

Hãy tận dụng những “điểm cộng” mà bạn có để chinh phục những khách hàng khó tính, ví dụ như vẻ bề ngoài, khả năng diễn thuyết chuyên nghiệp, sự am hiểu trong nhiều lĩnh vực, những chia sẻ về kinh nghiệm hữu ích từ bản thân...

Bằng cách này, khách hàng sẽ nhận thấy ở bạn sự gần gũi, thân mật, từ đó họ sẽ dễ dàng chia sẻ với bạn hơn.

Trả lời thắc mắc đầy đủ

Việc trả lời không đúng trọng tâm điều khách hàng quan tâm tức là bạn đang lảng tránh vấn đề. Điều này khiến bạn đánh mất thiện chí với khách hàng.

Do đó, hãy trả lời chính xác, đầy đủ thắc mắc của khách hàng để họ thấy rằng bạn đang hiểu mối quan tâm của họ. Cuối cùng đừng quên hỏi lại khách hàng xem họ đã thỏa mãn với câu trả lời của bạn chưa.

Để làm được điều này, bạn cần trang bị cho mình vốn kiến thức cần thiết, nắm rõ những luật định, nguyên tắc khi làm việc với khách hàng và đối tác.

Tìm hiểu nguyên nhân

Khi thấy khách hàng khó chịu, hãy tìm hiểu nguyên nhân vì sao. Mặc dù không dễ chiều lòng hoặc đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng, sự lắng nghe, chia sẻ và đồng cảm của bạn sẽ giúp họ "dịu lại" hơn.

Học cách “phớt lờ”

Nếu bạn đã cố gắng hết sức mà khách hàng vẫn tỏ vẻ khó chịu, tuyệt đối không nên nổi cáu hay có những biểu hiện tiêu cực hoặc thái độ bất nhã. Bởi làm vậy bạn dễ bị mất khách hàng, có nguy cơ bị trừ lương hay thậm chí bị sa thải.

Lời khuyên dành cho bạn trong trường hợp này là hãy học cách phớt lờ những thái độ không mong muốn đó của khách hàng và kiên trì, bền bỉ thuyết phục, giải thích với khách hàng. Sự nhẫn nại và quyết tâm của bạn chắc chắn sẽ cho kết quả như mong đợi.

Thận trọng trước khi đưa ra quyết định

Trước khi ký hợp đồng với khách hàng, hãy đảm bảo họ đã đồng ý với các điều khoản trong hợp đồng. Hãy tham vấn ý kiến họ, xem điều gì khiến họ cảm thấy hài lòng đầu tiên, và nếu có thể hãy ưu tiên thực hiện theo ý kiến của họ.

Khi khách hàng có yêu cầu hoặc có những gợi ý trong quá trình thương lượng, bạn hãy kiểm tra và cố gắng tìm giải pháp tối ưu nhất cho khách hàng, điều này sẽ làm họ thỏa mãn và hài lòng.

Không có điều gì tồi tệ hơn nếu bạn giải quyết công việc một cách phiến diện và thiếu chặt chẽ, điều này sẽ khiến khách hàng cảm thấy khó chịu và chắc chắn không muốn hợp tác với bạn lần thứ hai. Đó là chưa kể bạn sẽ phải gánh những trách nhiệm và hậu quả đối với việc làm thiếu chính xác mà bạn gây ra.

Trung thực

Đây là một trong những yếu tố và phẩm chất rất quan trọng trong kinh doanh cũng như trong hợp tác ký kết. Thiếu trung thực đồng nghĩa bạn đang đánh mất niềm tin từ phía khách hàng dành cho bạn.

Theo thống kê, 59% khách hàng bỏ đi khi đối tác của họ không trung thực trong mọi lời nói và hành động. Ngoài ra hãy nhớ "tiếng dữ đồn xa”, nên nếu không muốn đối mặt với những “vết nhơ” trong công việc thì phải luôn đặt tiêu chí trung thực, thành thật với khách hàng lên hàng đầu.

Luôn nói lời cảm ơn

Ngay cả khi khách hàng gây cho bạn nhiều bực dọc và phiền toái, bạn cũng đừng nên kiệm lời. Hãy nói lời cảm ơn chân thành đến khách hàng vì họ đã quan tâm tới dịch vụ của công ty bạn.

Tìm kiếm khách hàng

Điều gì là khó nhất khi bắt đầu kinh doanh? Đối với rất nhiều chủ doanh nghiệp, câu trả lời là làm sao tìm kiếm đối tác hay khách hàng. Điều này càng đặc biệt quan trọng trong trường hợp ngân sách marketing của bạn có hạn. Nếu bạn đang gặp phải vấn đề về tìm kiếm khách hàng, hãy tham khảo một vài chiến lược.

Các chủ doanh nghiệp trẻ đều nhanh chóng nhận thấy rằng, việc quan trọng nhất và khó khăn nhất khi khởi nghiệp kinh doanh đó là tìm kiếm khách hàng.

Bạn có những sản phẩm hoặc dịch vụ thật tốt, bạn chắc chắn rất nhiều người sẽ cần sản phẩm của bạn, tuy nhiên như vậy chưa đủ. Khách hàng sẽ không tìm thấy bạn hoặc website của bạn chỉ vì bạn đã bắt đầu bán một sản phẩm hay một dịch vụ. Điều cần làm là, tất cả các chủ doanh nghiệp phải thực hiện những chiến lược để tìm kiếm khách hàng và tìm kiếm các cơ hội làm ăn mới. Vậy làm thế nào để làm điều đó? Dưới đây là 13 cách để bạn bắt đầu:

1. Lập một kế hoạch:

Hãy cân nhắc những ai sẽ mua sản phẩm của bạn? Nếu sản phẩm của bạn để bán cho dân văn phòng, hãy nghĩ xem các phòng ban nào nhiều khả năng sẽ mua sản phẩm của bạn nhất, và những ai trong số đó có thể sẵn sàng quyết định mua sản phẩm (hãy gọi điện thoại cho khách hàng của bạn trong trường hợp bạn không biết). Sau đó, hãy tìm hiểu xem những người đó tìm đến sản phẩm hay dịch vụ của bạn như thế nào, bằng cách nào… Tìm hiểu xem khách hàng của bạn muốn được tư vấn gì, muốn nghe gì, họ sẽ tìm đến đâu khi muốn mua một sản phẩm, dịch vụ…Và đừng quên ghi lại tất cả những thông tin hữu ích đó.

2. Không có một cách thức chung nào dẫn tới thành công:

Việc bán hàng sẽ thành công hay không phụ thuộc vào việc khách hàng tiềm năng nghe, xem, đánh giá về sản phẩm và dịch vụ của bạn từ nhiều cách và nhiều nguồn tin khác nhau. Khách hàng biết, nghe càng nhiều về bạn thì khả năng họ mua hàng của bạn càng lớn.

3. Báo chí :

Báo chí luôn là một trong những kênh thông tin để bạn tìm kiếm được nhiều khách hàng nhất. Hãy tìm trên đó thông tin của những người mới được thăng chức, những người mới dành giải thưởng, những chủ doanh nghiệp mới,…hay bất cứ ai đó có thể trở thành khách hàng tiềm năng. Hãy gửi cho họ những bức thư cá nhân, nội dung chúc mừng thành công của họ, nói cho họ biết bạn rằng bài viết về họ mà bạn đọc được thực sự rất hữu ích. Tiếp đó, đừng quên kèm theo thông tin công ty của bạn kèm theo slogan và thông tin sản phẩm của bạn ở chữ ký… (Ví dụ: Mr. Đức, Công ty bảo hiểm ABC, “Vì một tương lai an toàn và phát triển”…)

4. Hội chợ, triển lãm:

Tìm kiếm các sự kiện có thể mang lại cho bạn khách hàng tiềm năng. Hãy liên hệ với ban tổ chức sự kiện, đó là cơ hội để bạn quảng bá sản phẩm của mình đến với khách hàng tiềm năng.

5. Tham dự các buổi hội thảo mà khách hàng tiềm năng của bạn cũng có thể tham gia:

Tìm kiếm trên báo chí, các kênh thông tin để biết được các sự kiện mà bạn nghĩ có thể khách hàng tiềm năng của bạn cũng đến đó, tham dự và lấy thông tin từ những khách hàng tiềm năng.

6. Đừng để “thông tin chết”

Hãy liên hệ với những người bạn đã gặp trong các sự kiện, hội thảo mà bạn đã xin thông tin. Nếu họ nói họ chưa cần sản phẩm, dịch vụ của bạn bây giờ thì đừng vội cúp máy, hãy hỏi khi nào bạn có thể gọi lại cho họ, hoặc hỏi họ ai có thể mua sản phẩm của bạn.

7. Thả con săn sắt – bắt con cá rô

Đừng ngại cung cấp miễn phí một sản phẩm của bạn, hãy cho khách hàng tiềm năng của bạn dùng thử và bảo họ giới thiệu cho bạn bè nếu họ thích. Nếu bạn làm dịch vụ, tư vấn… hãy cung cấp thật nhiều thông tin hữu ích. Có thể là những lá thư cung cấp những thủ thuật, mẹo vặt… đôi khi bạn cũng có thể tư vấn miễn phí giúp khách hàng tiềm năng của bạn hoàn thành công việc, dự án của họ..

8. Tận dụng các mối quan hệ cá nhân

Hãy giới thiệu đến các bạn bè của bạn về dịch vụ, sản phẩm của mình hoặc giới thiệu đến những người có thể biết ai đó sử dụng dịch vụ , sản phẩm của bạn. Nếu được, đừng ngại chi cho họ một chút hoa hồng.

9. Nghiên cứu những đối thủ cạnh tranh

Họ quảng cáo ở đâu? Họ quan hệ ở đâu? Họ sử dụng cách thức nào? Tìm hiểu xem, điều gì làm nên thành công của đối thủ có thể áp dụng được vào mô hình kinh doanh của bạn.

10.Nhiều quảng cáo nhỏ hơn là chỉ một quảng cáo thật lớn

Một tấm biển lớn với thông tin quảng cáo lớn không hiểu quả bằng những thông tin tương tự nhưng được thiết kế nhỏ hơn, và được thực hiện trong một thời gian dài.

11. Quảng cáo online – hãy kiểm tra pay-per-click thường x
uyên

Để tiết kiệm chi phí, hãy set up nội dung quảng cáo của bạn phù hợp với: vị trí địa lý bạn mong muốn – bạn sẽ không muốn quảng cáo ra toàn cầu trong khi sản phẩm chỉ mới phục vụ trong nước, thời gian quảng cáo – đừng mất tiền vào những giờ mà chẳng có ai lướt web…và luôn đánh giá những thay đổi khi set up quảng cáo online.

12.  Đánh dấu vị trí của bạn trên Google

Khi bạn đã đánh dấu của bạn trên bản đồ điện tử google, hãy chắc rằng các thông tin đều phải chuẩn xác (địa chỉ website, địa chỉ công ty, số điện thoại liên hệ….)

13. Khi khách hàng tiềm năng không mua sản phẩm?

Hãy hỏi ý kiến của họ, có phải họ đang sử dụng sản phẩm nào khác phục vụ được nhu cầu của mình? Có phải họ quyết định họ không cần dùng sản phẩm của bạn? Hay họ chưa quyết định mua vào thời điểm đó? Có phải khách hàng của bạn gặp khó khăn khi đặt hàng trên website của bạn? Hãy sử dụng tất cả những kiến thức của bạn để tạo ra những thay đổi cần thiết và bộ máy kinh doanh của bạn sẽ từng bước lớn mạnh.

Nhiệm vụ của nhân viên KD

1. Duy trì những quan hệ kinh doanh hiện có, nhận đơn đặt hàng; thiết lập những những mối quan hệ kinh doanh mới bằng việc lập kế hoạch và tổ chức lịch công tác hàng ngày đối với những quan hệ kinh doanh hiện có hay những quan hệ kinh doanh tiềm năng khác.

2. Lập kế hoạch công tác tuần, tháng trình Trưởng kênh bán hàng duyệt. Thực hiện theo kế hoạch được duyệt.

3. Hiểu rõ và thuộc tính năng, bao bì, giá, ưu nhược điểm của sản phẩm, sản phẩm tương tự, sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.

4. Nắm được quy trình tiếp xúc khách hàng, quy trình xử lý khiếu nại thông tin, quy trình nhận và giải quyết thông tin khách hàng, ghi nhận đầy đủ theo các biểu mâu của các quy trình này.

5. Tiếp xúc khách hàng và ghi nhận toàn bộ các thông tin của khách hàng trong báo cáo tiếp xúc khách hàng. Báo cáo nội dung tiếp xúc khách hàng trong ngày cho Trưởng nhóm kinh doanh.

6. Lên dự thảo hợp đồng sau khi khách hàng đã đồng ý cơ bản, chuyển cho Trưởng nhóm bán hàng xin ý kiến về các điều khoản hợp đồng. Lập thủ tục ký kết hợp đồng, lưu bản copy hợp đồng, chuyển bản chính cho Trướng nhóm giữ, một bản chính cho phòng kế toán giữ.

7. Trực tiếp thực hiện, đốc thúc thực hiện hợp đồng, bao gồm các thủ tục giao hàng, xuất hoá đơn, cùng khách hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm giao.

8. Nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng….

9. Theo dõi quá trình thanh lý hợp đồng, hỗ trợ phòng kế toán đốc thúc công nợ, chỉ xong trách nhiệm khi khách hàng đã thanh toán xong.

10. Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng. Tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

11. Cập nhật kiến thức công việc qua việc, đọc các sách báo về kinh doanh và tiếp thị; duy trì các mối quan hệ khách hàng.

12. Phát triển việc kinh doanh ở địa bàn được giao phó.

13. Chăm sóc khách hàng và bán hàng theo lịch trình đã định.

Quản lý quan hệ khách hàng

1. Quản lý thông tin đối tượng khách hàng
          
    Ghi nhận thông tin khách hàng mà nhân viên kinh doanh thu thập được từ Internet website, trang vàng, qua các mối quan hệ,… như : tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, thông tin người liên hệ làm việc,…
    Quản lý danh mục thông tin khách hàng hiện có để chuẩn bị cho việc giới thiệu chào bán sản phẩm.

2. Quản lý thông tin quá trình làm việc (lịch sử giao dịch) với khách hàng
            
    Ghi nhận chi tiết nội dung của mỗi lần làm việc với khách hàng như: nội dung chuẩn bị trước khi làm việc với khách hàng, diễn biến trong quá trình làm việc, kết quả sau buổi làm việc với khách hàng như thế nào,…
    Phân loại phương tiện làm việc với khách hàng như : gọi điện, gửi email, gặp trực tiếp,…
    Quản lý nội dung xuyên suốt trong quá trình làm việc với khách hàng để nhân viên có thể phân tích, đánh giá và tìm ra phương pháp tiếp cận với khách hàng lần sau một cách hiệu quả nhất với mục tiêu đề ra.

3. Quản lý thông tin lịch hẹn với khách hàng
         
    Ghi nhận thông tin lịch hẹn với khách hàng như : địa điểm, ngày giờ,..
    Tự động xuất thông báo nhắc nhở nhân viên cần thu xếp công việc và thời gian để chuẩn bị hẹn gặp với khách hàng.

4. Phân loại và đánh giá khách hàng
          
    Nếu là thông tin khách hàng mới, sau quá trình trao đổi làm việc, nhân viên có thể phẩn loại khách hàng đó có tiềm năng hay không ? Điều này giúp định hướng nhân viên có tiếp tục theo đuổi khách hàng này nữa hay không ?

5. Lập bản chào giá gửi khách hàng
          
    Ghi nhận thông tin các bản chào giá của nhân viên gửi tới khách hàng.
    Quản lý mẫu biểu chào giá thống nhất được gửi tới khách hàng cho tất cả các nhân viên. Tránh trường hợp mỗi nhân viên lập một mẫu biểu khác nhau khó kiểm soát về sau.

6. Quản lý nội dung thông tin các hợp đồng với khách hàng 
          
    Ghi nhận thông tin hợp đồng với đối tác khách hàng bao gồm các thông tin quan trọng như ngày hết hạn hợp đồng, thời gian bảo hành,…
    Ghi nhận tình trạng thông tin hợp đồng như :đang thực hiện, tạm ngừng thực hiện, kết thúc chưa thanh lý hoặc đã thanh lý,…
    Tự động xuất thông báo cho nhân viên quản lý biết hợp đồng với khách hàng sắp hết hạn, nếu là hợp đồng có bảo trì thường xuyên thì nhân viên sẽ dựa trên dữ liệu phần mềm và nội dung thông báo hợp đồng hết hạn để làm việc với khách hàng tiếp tục ký hợp đồng bảo trì với công ty.

7. Báo cáo thống kê
          
    Danh sách khách hàng tiềm năng, được đánh giá sau các buổi làm việc với khách hàng.
    Danh sách khách hàng phải liên hệ lại : Nếu lần làm việc trước đó khách hàng yêu cầu liên hệ lại lần sau do bận công tác hay vì một lý do nào đó, phần mềm sẽ ghi nhận lại và đưa vào danh sách khách hàng cần liên hệ lại để nhân viên sắp xếp thời gian và công việc để tiếp tục làm việc với khách hàng.
    Danh sách khách hàng chưa giao dịch: là lượng khách hàng mới, được nhân viên nhập liệu vào phần mềm nhưng chưa tiến hành giao dịch làm việc với khách hàng. Phần mềm sẽ ghi nhận và lọc ra danh sách này để nhắc nhở nhân viên tiếp cận với những khách hàng này nhằm tránh tình trạng bỏ sót khách hàng có thể là khách hàng tiềm năng có thể mua hàng – dịch vụ của công ty.

8. Bảo mật dữ liệu – hệ thống
          
    Nguồn dữ liệu được bảo đảm theo từng người sử dụng. Mỗi một người sử dụng được cung cấp tài khoản đăng nhập ( tên đăng nhập + mật khẩu ) và chỉ có thể thao tác trên dữ liệu dựa trên những chức năng được người quản trị phân quyền chi tiết.
    Phân quyền sử dụng theo nhóm người dùng nhằm giúp bạn quản lý được nhóm người dùng  bao gồm các quyền hạn được thống nhất với nhau.
    Kiểm soát nguồn dữ liệu tập trung cho từng nhóm người dùng. Nhóm nào được xem, xóa hay hiệu chỉnh dữ liệu dựa trên những chức năng nào được cấp.
    Sao lưu dữ liệu thường xuyên định kỳ nhằm giúp bạn bảo đảm độ an toàn của toàn bộ dữ liệu  trong hệ thống phần mềm một cách an toàn nhất trước khi xảy ra sự cố như hư hỏng hệ thống máy chủ, do virus,…

9. Công nghệ được sử dụng để xây dựng phần mềm
          
    Ngôn ngữ lập trình: Microsoft Visual Studio.Net 2008.
    Cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server 2005.
    Công cụ lập báo cáo: Crystal Report 2008.
    Kiến trúc lập trình: Máy chủ/Máy trạm.
    Mạng: mạng nội bộ.
    Phông chữ: Unicode.